Kanbanflow - μια καλή εφαρμογή για τον έλεγχο των εκκρεμών εργασιών

Το Kanbanflow, είναι ένα εργαλείο παραγωγικότητας, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί μέσω του προγράμματος περιήγησης ή σε κινητές συσκευές, χρησιμοποιείται ευρέως σε απομακρυσμένες εργασιακές σχέσεις, δηλαδή σε ελεύθερους επαγγελματίες. μαζί με τις οργανώσεις ή τις ομάδες εργασίας μπορούν να δουν την πρόοδο των δραστηριοτήτων καθενός από τα μέλη της. Αν είστε ένας από εκείνους που έχουν πολλαπλές εργασίες και δεν ξέρουν πώς να οργανώσουν, ή έχετε πολλούς υπαλλήλους και δεν γνωρίζετε πώς να παρακολουθείτε την πρόοδό σας, το Kanbanflow είναι για σας.

Σε αυτό το άρθρο, θα δείξουμε τη χρήση αυτού του εργαλείου εντελώς δωρεάν, μέσω ενός παραδείγματος. όχι χωρίς πρώτα να εμφανίζεται η κύρια προβολή ή ο πίνακας ελέγχου. Η διεπαφή Ιστού είναι αρκετά απλή, για να εισαγάγετε μπορείτε να δείτε ένα κεντρικό μπαρ που περιέχει: κουμπί μενού - boards- (1), ειδοποιήσεις (2), διαμόρφωση (3), υποστήριξη (4) και το προφίλ του ατόμου που ανήκει στον οργανισμό (5).

Ομοίως, υπάρχουν δύο καρτέλες στην κύρια προβολή, μία – πίνακες– όπου βρίσκονται όλες οι δημιουργημένες πλακέτες, που ανήκουν στο μέλος που έχει εισέλθει στην πλατφόρμα, και επίσης εκείνες που έχουν δημιουργηθεί από τους άμεσους επόπτες.

Στη δεύτερη καρτέλα - μέλη - υπάρχει ο κατάλογος όλων των μελών της ομάδας εργασίας και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επαφών τους.

• Παράδειγμα χρήσης

Για να απεικονιστεί καλύτερα η λειτουργία, θα γίνει ένα παράδειγμα από μια πραγματική ανάθεση.

1. Δημιουργία πίνακα:  μπορείτε να δημιουργήσετε όσες πινακίδες θέλετε, σε αυτές είναι ότι όλες οι εργασίες θα διαχειρίζονται και θα τοποθετούνται. Για να δημιουργήσετε το διοικητικό συμβούλιο, υπάρχουν δύο επιλογές, μία στην κύρια προβολή του εργαλείου, όπου κάνετε κλικ στο κουμπί δημιουργίας πίνακα - πιστεύω ότι το board- (1) και το δεύτερο είναι μέσω του κουμπιού διαμόρφωσης (2). υπάρχει η άποψη της οργάνωσης και ο αριθμός των επιτροπών που διαθέτει και το κουμπί δημιουργήσουν συμβούλιο.

2. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα επιλέγοντας μία από τις ακόλουθες επιλογές: kanban board, με αυτό δημιουργείτε έναν πίνακα με τις στήλες της προτίμησής σας, η δεύτερη επιλογή είναι να αντιγράψετε έναν προηγουμένως δημιουργημένο πίνακα (με την ίδια δομή) και η τρίτη είναι δημιουργήστε έναν πίνακα ελέγχου που εμφανίζει τις πληροφορίες των πολλαπλών ταμπλό που διαθέτει ο οργανισμός.

3. Αρχίζει με την πρώτη επιλογή, όπου υποδεικνύεται το όνομα του πίνακα (1) και επιλέγεται αν ο πίνακας ανήκει σε έναν οργανισμό ή είναι ανεξάρτητος (2). Η διαδικασία ακολουθείται (3) και ανοίγεται το παράθυρο της στήλης, το σύστημα ανοίγει από προεπιλογή τις στήλες 4 (4), το καθένα δεικνύει το επίπεδο προόδου κάθε εργασίας. Τα ονόματα μπορούν να τροποποιηθούν και προσαρμόζονται επίσης ανάλογα με τη δυναμική και τις ανάγκες της ομάδας εργασίας, προσθέτοντας ή εξαλείφοντας στήλες (5), ακολουθείται η διαδικασία (6).

4. Το επόμενο σημείο είναι να καθορίσετε σε ποιες από τις στήλες θα τοποθετηθούν οι τελικές εργασίες (1), εάν το εργαλείο δημιουργεί μια νέα στήλη, ή εάν δεν είναι απαραίτητο να προσδιορίσετε (2) στον τρέχοντα πίνακα. Το τελευταίο βήμα είναι να υποδείξετε, πόσες εργασίες μπορούν να ικανοποιηθούν για κάθε στήλη - WIP (4), η διαδικασία (5) έχει ολοκληρωθεί.

5. Στο τέλος του πίνακα παρατηρείται να προσθέσετε εργασίες, κάνετε κλικ στο πράσινο σταυρό δίπλα σε κάθε όνομα στήλης (1), ένα παράθυρο με τις λεπτομέρειες του έργου, το όνομα ανοίγει - στήλη όπου μένετε (ιδέες ) (2), το παράθυρο προτίμησης χρώμα, τα μέλη εκτελούν την εργασία που σχετίζεται με ένα καλύτερο ετικέτες αναζήτησης (3), περιγραφή της εργασίας (4) που σχετίζονται σχόλια (5). Στη δεξιά πλευρά του παραθύρου, μια σειρά εργαλείων φαίνεται να καθιστούν ακόμα πιο συγκεκριμένες τις εργασίες (6).

• Η χρήση χρωμάτων στις αναθέσεις μπορεί να είναι σημαντική για πολλούς, αφού με αυτές είναι δυνατό να διαφοροποιηθούν εντελώς διαφορετικές ή ίσες διαδικασίες, έτσι ώστε να μπορείτε να απεικονίσετε την πρόοδο κάθε μιας από τις εργασίες πολύ πιο γρήγορα.
• Τα σχόλια είναι ένα άλλο σημείο που καθιστά το εργαλείο αυτό μεγάλο, αφού ο ιδιοκτήτης του συμβουλίου ή ο επιβλέπων της δραστηριότητας μπορεί να υποδείξει προδιαγραφές σχετικά με τη δραστηριότητα, είναι ένας άλλος τρόπος να συνδεθεί με το μέλος που εκτελεί την ίδια τη διαδικασία.

6. Τα εργαλεία που βοηθούν στην καλύτερη διαχείριση της εργασίας είναι τα εξής: Προσθήκη (1): μπορείτε να προσθέσετε περιγραφές, μέλη, ετικέτες, δευτερεύουσες εργασίες, προθεσμία, εκτιμώμενη διάρκεια, μη αυτόματη ώρα, σχόλια,

Μετακίνηση (2): μετακίνηση σε άλλο πίνακα ή σε άλλη στήλη. Χρονοδιακόπτης (3): Ξεκινήστε την αντίστροφη μέτρηση (μετρητής), αυτό έχει την ιδιαιτερότητα που ενσωματώνει την τεχνική pomodoro, η οποία συνίσταται στον καθορισμό σταθερών χρονικών περιόδων μεταξύ 25 και 50 λεπτά. είναι πλήρως διαμορφωμένη, αφού έχει ξεκινήσει η διαμόρφωσή της. Αναφορές (4): Αναφορές αποτελεσμάτων. Περισσότερα (5): Δημιουργήστε τη διεύθυνση URL που σχετίζεται με τη δραστηριότητα. Διαγραφή (6): διαγραφή

Οι αναφορές μπορούν να δώσουν μια ιδέα για τον τρόπο με τον οποίο η δραστηριότητα έχει προχωρήσει και, συνεπώς, για το άτομο που εκτελεί τη δραστηριότητα. Διευκολύνει από μόνη της, ότι ο επιβλέπων δεν χρειάζεται να κάνει εξωτερικές εκθέσεις στην πλατφόρμα, κάτι που θα θεωρηθεί σπατάλη χρόνου. Ομοίως, η τεχνική Pomodoro επιτρέπει σε ένα έργο στο 50 λεπτά, μπορεί να δώσει ο εκτελεστής των περιόδων ανάπαυσης δραστηριότητας 5 λεπτά, αυτά τα μικρά διαστήματα ανάπαυσης ονομάζεται pomodoros, αφού το πρόσωπο που συσσωρεύεται 4 pomodoros, ξεκούραση επόμενο θα είναι 15 λεπτά.

7. Τα δευτερεύοντα καθήκοντα είναι το κλειδί για τον καθορισμό των εργασιών, διότι, μαζί τους, είναι δυνατό να προσδιοριστεί πόσο έχει προχωρήσει η δραστηριότητα, αφού τα καταστήσετε ξεκάθαρα, γίνεται έλεγχος σε καθένα από τα πλαίσια, μέχρι να καθοριστεί ότι η διαδικασία έχει ολοκληρωθεί και η εργασία μπορεί να μετακινηθεί στη στήλη ολοκληρωμένων δραστηριοτήτων.

8. Αφού καθοριστούν οι προτιμήσεις, η ανάθεση έχει ως εξής και προστίθεται στην αντίστοιχη στήλη.

9. Όταν η εργασία αλλάζει κατάσταση, απλώς λαμβάνεται με το δρομέα και σύρεται στην εξεταζόμενη θέση. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να περιοριστεί, ότι δεν μπορούν να συμπεριληφθούν νέες εργασίες, έως ότου εκτελεστούν αυτές οι εργασίες, αυτός είναι ένας τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι εργασίες έχουν ολοκληρωθεί και ότι οι άνθρωποι δεν περιλαμβάνουν μαζικά εργασίες που αργότερα δεν μπορεί να τελειώσουν.

10. Είναι ένα εντελώς προσαρμόσιμο εργαλείο, στις διαμορφώσεις των πινάκων, μπορείτε να ορίσετε άλλους τύπους χαρακτηριστικών, όπως αλλαγή ονόματος, ιδιοκτήτη, εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε ή να μετακινήσετε τον οργανισμό, να καθορίσετε τα χρώματα κάθε πίνακα, χρονικό όριο, μονάδες εκτίμησης (πόντοι ή χρόνος)

11. Από το κινητό μπορείτε να παρακολουθείτε τις εργασίες, μέσω του προγράμματος περιήγησης της επιλογής σας, δεν είναι μια εφαρμογή για κινητά, η οποία μπορεί να ληφθεί από οποιοδήποτε κατάστημα εφαρμογών, ωστόσο, για την επαλήθευση της κατάστασης των εργασιών ενώ δεν υπάρχει ένας κοντινός υπολογιστής είναι πολύ χρήσιμος.

12. Οι πίνακες εμφανίζονται, και προφανώς κάθε μια από τις εργασίες που δημιουργήθηκαν, για να απεικονίσουν κάθε στήλη, απλώς σύρετε την οθόνη έτσι ώστε να εμφανίζονται όλες οι διαδικασίες και το επίπεδο προόδου τους.

Τελικές εκτιμήσεις

Πρόκειται για ένα μεγάλο βήμα για τους ηγέτες των μικρών επιχειρήσεων, των ψηφιακών επιχειρήσεων και ακόμη και εκείνων που πρέπει να οργανωθούν στις δραστηριότητές τους (όπως οι μαθητές ή τα κοινά προσωπικά έργα) και αυτά με τη σειρά τους ενσωματώνονται από ένα άλλο σύνολο πολλαπλών επιμέρους εργασιών .

Επιπλέον, είναι ένας τρόπος για τους επόπτες να αναθέτουν δραστηριότητες στην ομάδα των μελών τους. Είναι ενδιαφέρον, όπως με ένα δωρεάν εργαλείο όπως αυτό, είναι δυνατόν να απεικονίσει όλες τις κινήσεις της οργάνωσης, δεν περιορίζεται σε καμία από τις λειτουργίες, δεν υπάρχει παρεμποδισμένη δράση, η οποία δίνει μεγαλύτερη ελευθερία χρήσης. Και αν αυτό δεν ήταν αρκετό, δεν τελειώνει καθώς οι εργαζόμενοι έχουν ανατεθεί δραστηριότητες -όπως συμβαίνει με agenda, notebooks και άλλους πόρους γραφείου-, αυτό είναι ένα άλλο πλεονέκτημα που μπορεί να σας κάνει να μεταναστεύσετε τα δεδομένα σας σε αυτό το εργαλείο.

Ελπίζουμε ότι ήταν χρήσιμη και κάλεσε τα ενδιαφερόμενα μέρη να έχουν πρόσβαση Kanbanflow από τον ιστότοπό σας ή από το πρόγραμμα περιήγησης για κινητά, θα φτάσετε με έναν εύκολο και φιλικό τρόπο στην παραγωγικότητα της ψηφιακής εποχής.